Não recebeu um e-mail importante?

Não recebeu um e-mail importante? Descubra o que pode ser

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O e-mail é a ferramenta mais utilizada nas organizações para melhorar o processo de comunicação. A rapidez e a redução de custos (principalmente com impressões desnecessárias), além da possibilidade de registro e comprovação, inclusive legal, são os principais fatores para o sucesso da troca de mensagens por meios eletrônicos. 

Tão importante quanto conhecer as formas de evitar que o seu e-mail seja considerado um spam e não chegue ao destinatário é preocupar-se com as mensagens que nos foram enviadas e não apareceram na caixa de entrada. Deixar de receber uma mensagem importante pode custar caro. Pensando nisso, listamos alguns motivos possíveis para esta situação:

  • Mensagem recebidas classificadas como “SPAM”
  • Bloqueio por falha na regra SPF do remetente
  • Bloqueio por blacklist
  • Bloqueio por greylist

Continue lendo para entender cada um dos motivos.

Mensagem recebidas classificadas como “SPAM”

Todo e-mail remetido para sua conta recebe uma nota dada pelo seu servidor de correio eletrônico. Esta nota se baseia em checagens no assunto, conteúdo do e-mail, domínio do remetente e servidor de origem, visando garantir a procedência da mensagem.

Assim que a mensagem é analisada, de acordo com sua nota, o servidor irá destinar a mensagem para a Caixa de Entrada ou para a pasta Spam (ou Mala Direta, dependendo do provedor de serviços). 

Filtros de Spam utilizados pela Task

A Task utiliza dois softwares de antispam para assegurar que os usuários não recebam mensagens indesejadas. 

  • SpamAssassin

O SpamAssassin é um programa que utiliza uma inteligência capaz de fazer uma análise em cada mensagem que chega aos servidores e atribui notas a esta mensagem de acordo com regras estabelecidas (algumas delas citadas acima). 

  • DSPAM

O DSPAM também é um programa inteligente e escalável que se adapta constantemente por uma espécie de ‘treinamento’ feito em cada mensagem tratada, separando os e-mails em pasta de SPAM com eficiência.

Nível de sensibilidade da Caixa de Entrada na Task

Na Task é permitido ao próprio usuário ajustar a rigidez dos filtros de Spam da sua caixa de entrada. Ao acessar o Painelmail com seu e-mail, já poderá visualizar a opção Sensibilidade, referente aos filtros Anti-Spam.

O filtro antispam da Task trabalha com pontuação que começa de 3.0 e vai até 12.0, sendo que a configuração padrão é 6.0. Quanto menor a pontuação que o usuário configurar, mais rígido será o filtro. O que isso quer dizer? Quando alguém enviar um e-mail para seu domínio e por ventura esse remetente atingir uma pontuação acima do configurado, o e-mail será direcionado para a caixa de SPAM. 

Vamos a um exemplo prático para melhor entendimento. As notas positivas, ou seja, maior que zero, são ruins. Isso quer dizer que um e-mail com nota alta no filtro, terá mais chances de cair como spam.

Um dos testes do filtro do SpamAssassin é “servidor do remetente em blacklist”, se esse teste for satisfeito, ou seja, se o servidor do remetente estiver realmente listado em blacklist, ele vai receber uma nota positiva, por exemplo: +4. Então, caso a sensibilidade estiver configurada na conta com 5, o e-mail não irá para o spam. No entanto, caso esteja configurada com 4, ou menos, irá.

Atenção ao configurar o nível de sensibilidade do seu e-mail

Como o nível de sensibilidade em relação aos e-mails pode ser ajustado pelo próprio usuário,  é preciso ficar atento. Se o nível de rigidez for baixo (12.0), podem passar mensagens não solicitadas (spam). Se for rígido demais (3.0), pode bloquear mensagens legítimas. 

Isso pode variar de usuário para usuário, já que, dentre vários fatores, também depende muito de quem nos envia mensagens, de como as escreve e de qual provedor utiliza. Por isso, a Task permite ao usuário regular esse filtro para garantir máxima produtividade e segurança.

Para aprender a como alterar a sensibilidade do seu filtro antispam do e-mail da Task, acesse nosso Wiki. 

Marcar mensagem como confiável, busca por mensagem e liberação de remetente

Em casos que a mensagem seja considerada como spam erroneamente, sugerimos que acesse o WebMail da Task e marque a mensagem como confiável, para que os próximos envios do remetente possam ser entregues em sua caixa de entrada, ainda que com baixa reputação. Para saber como realizar a liberação, siga as instruções na nossa central de conteúdo.

É possível realizar buscas nas mensagens recebidas e analisar o status de seus respectivos recebimentos. Para isso, é preciso que possua o serviço de NovoMail contratado. Após efetuar a contratação do serviço, siga as instruções em nosso Wiki

Além disso, para que os e-mails recebidos na caixa de Spam passem a chegar na caixa de entrada do webmail, libere o remetente pela sua própria conta de e-mail, ou pela conta gerenciadora

Sobre SPAM e Redirecionamentos 

Alguns usuários utilizam redirecionamentos de mensagens para outras plataformas, como o Gmail, por exemplo. Vale ressaltar que essa modalidade apenas encaminha as mensagens que caem na caixa de entrada do e-mail e, por isso, caso o usuário queira conferir se uma mensagem importante que não chegou foi direto para a caixa de SPAM, será preciso entrar diretamente no Webmail da empresa de hospedagem de site e e-mail corporativo para conferir. 

Bloqueio por falha na regra SPF do remetente

O SPF ou “Sender Policy Framework” é um sistema que evita que outros servidores enviem e-mails não autorizados em nome de seu domínio. A verificação SPF baseia-se em verificar se o IP do servidor que disparou a mensagem por determinado domínio está autorizado a efetuar essa ação. 

A regra é inserida na zona de DNS de todos os domínios e, quaisquer e-mails destinados ao seu e-mail só serão recebidos caso o IP do servidor utilizado esteja na regra do remetente. Confira como visualizar as configurações de SPF atuais do seu domínio ou criar novos registros em seu DNS na nossa central de conteúdo.

Bloqueio por blacklist

Existem diversas blacklists (listas de bloqueio) que buscam identificar se algum domínio ou servidor está enviando conteúdo suspeito. Caso algum domínio esteja listado em uma blacklist, a mensagem poderá ser filtrada como ‘spam’ ou até mesmo ser recusada pelo servidor. Neste segundo caso, o remetente receberá o alerta com o erro e informações sobre a lista onde o servidor do remetente está inserido.

Leia também: Meu servidor está listado em blacklist. O que devo fazer?

Bloqueio por greylist

A greylist é mais uma técnica que visa conter o envio/recebimento de spams e consiste em recusar, temporariamente, mensagens de servidores (MTA) não legítimos e/ou que possuam algum erro em suas configurações. Nestes casos o servidor recusa o recebimento num primeiro momento, e aguarda seu reenvio para atestar que a mensagem, de fato, parte de um servidor legítimo.

Esses são os principais motivos que pode fazer com que uma mensagem deixe de chegar ao destino. Faltou alguma informação importante? Tem alguma dúvida? Então, aproveite para deixar seus comentários abaixo e ajude a Task a melhorar ainda mais os serviços e informações.

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