Organize sua sua caixa de e-mail profissional.

Como organizar sua caixa de e-mail profissional com pastas e filtros de mensagens

07/08/2018

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Se você recebe muitas mensagens de vários destinatários e assuntos diferentes, é preciso elaborar um mecanismo para deixar tudo mais fácil de usar (e encontrar). Acelere sua produtividade e aumente a sua eficiência: organize seu e-mail criando pastas e filtros de mensagens.

Você sabe como organizar caixa de e-mail profissional para ter mais rendimento no seu dia-a-dia? Uma tarefa importante, mas nem todo mundo dá a devida atenção. No entanto, isso é essencial para agilizar a execução diária de tarefas.

Existem várias formas de organizar sua caixa de e-mail. Uma delas é  separar suas mensagens para encontrá-las mais facilmente depois. Crie pastas de acordo com assuntos ou prioridades. Exemplo: “Importante”, “Não lidas”, “Favoritas”, “Pendências”, “Projetos”, “Pessoal”. Depois disso, crie filtros para redirecionar as mensagens para essas pastas.

 

Quais as vantagens de organizar caixa de e-mail criando pastas e filtros de mensagens?

  • Envie  mensagens indesejadas direto para a lixeira;
  • Mantenha a concentração no seu trabalho sem perder mensagens urgentes;
  • Responda tudo de forma rápida e prática;
  • Otimize o seu tempo.

Organize sua vida no WebMail da Task

É possível criar pastas e filtros de mensagens no WebMail da Task. Após entrar no e-mail, clique em configurações e pastas.

Para ter acesso a um tutorial com um passo a passo mais completo e deixar a sua caixa de entrada mais funcional, acesse nosso Wiki

Gerencie a forma de utilização do e-mail profissional

Uma dica que funciona muito bem para organizar caixa de e-mail: ao acessar o seu endereço eletrônico, responda tudo de uma vez. Faça as tarefas que levam menos de dois minutos e separe as demandas mais demoradas no seu gerenciador de tarefas e se livre de todas as mensagens.

Além de criar as pastas e os filtros para redirecionar as mensagens automaticamente, crie respostas padronizadas. Se você responde sempre as mesmas coisas para clientes e colegas de trabalho, faça um padrão detalhado e guarde para utilizar quando for preciso. Uma regra importante: sempre responda as suas mensagens.

Nem tudo precisa ser tratado por e-mail (isso gera um volume desnecessário de mensagens). Por isso, saiba diferenciar o que é importante registrar. Aqui na Task, por exemplo, algumas mensagens internas (e que necessitam de mais agilidade) são tratadas pelo nosso chat.

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Texto Atualizado em 05/12/2019

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