Errata de e-mail: como retificar um e-mail enviado errado

Neste artigo, vamos abordar sobre a errata de e-mail: os tipos de erros de e-mail, como lidar com eles e como evitar que ocorram.

O e-mail ainda é uma ferramenta de comunicação muito importante, mesmo com a popularização de aplicativos de trocas de mensagens instantâneas. 

No ambiente empresarial, então, o e-mail corporativo é indispensável. Dessa forma, quem utiliza essa valiosa ferramenta está sujeito a erros.

Afinal, quem nunca viveu a terrível experiência de enviar uma mensagem com erros?

Tipos de erros mais comuns ao enviar um e-mail

Erros ortográficos e de gramática

Embora comuns e considerados, de certa forma, leves, os erros ortográficos e gramaticais podem afetar a credibilidade não só da sua mensagem, quanto da sua empresa.

Além disso, esses equívocos podem afetar a clareza do conteúdo, ou seja, o destinatário pode não entender a mensagem que foi enviada. 

Esses erros incluem: digitação, ortografia, concordância verbal e nominal, uso incorreto de pontuação, frases de duplo sentido, cacofonia etc.

Links incorretos

Além de frustrar o destinatário da mensagem, enviar uma mensagem com links incorretos pode prejudicar a eficácia da sua mensagem. 

Imagine! Você envia uma grande promoção com link de compra para sua lista e só percebe dias depois que ele não direciona para onde você queria? O prejuízo é certo. 

Um link incorreto pode levar a lugares errados, a informações irrelevantes ou até mesmo a sites maliciosos. Isso pode gerar diversos impactos: 

• Caso o seu cliente clique em um link que não direciona para o local/conteúdo esperado, certamente causará uma frustração e até mesmo algum tipo de confusão na cabeça dele. 
• Esse tipo de erro indica uma comunicação pouco profissional, isso pode comprometer a credibilidade não só da mensagem, como também da sua marca. 
• Um link incorreto, mesmo com uma mensagem relevante, pode significar a perda de oportunidade de venda, conversão ou engajamento com o seu conteúdo/serviço/produto. 

Promoções equivocadas em e-mail marketing 

Ao enviar um e-mail marketing para sua cartela de clientes com informações equivocadas, há grande chance de prejudicar a sua imagem corporativa.

Quando um cliente não tem a sua expectativa atendida, como resultado criamos algum nível de insatisfação, que pode ocasionar na perda desse cliente.   

Além disso, pode culminar em redução de confiança e credibilidade. Com isso, esses clientes podem não acreditar em promoções futuras ou até mesmo falar mal da marca. 

Níveis de gravidade de envio de mensagens com erro

• Erros leves: normalmente são erros de digitação/gramaticais e que não comprometem o entendimento da mensagem.
• Erros graves: envio de links incorretos, promoção com valores errados, informações imprecisas/confusas que comprometem o entendimento ou a eficácia da mensagem. 
• Erros muito graves: são aqueles que contêm dados sensíveis, conteúdo que possa ofender alguém ou até mesmo com informações confidenciais. 

Errata de e-mail: como lidar com os erros

A maioria dos erros podem ser corrigidos. O importante é agir rapidamente para minimizar os danos que o envio possa causar ou ter causado. 

Reforçando. Assim que perceber o erro, envie a errata de e-mail imediatamente. Reconheça o erro e entregue a informação correta. 

Se for leve, em que o cliente consiga perceber que foi um erro de digitação. Cabe uma avaliação da equipe para definir a necessidade ou não de mandar uma correção. 

Erros, normalmente, podem afetar a qualidade da informação. Por isso, é prudente, além do reconhecimento, pedir desculpas. Isso demonstra responsabilidade pelo erro por parte da empresa.

 Caso o erro envolva o envio de e-mail marketing, o impacto pode ser significativo. Por isso, além de fazer o que está escrito acima, considere oferecer algum tipo de desconto ou compensação para o seu cliente. 

Quando um tipo de erro de envio acontece, principalmente no caso de uma campanha de e-mail marketing, é importante rever os processos para evitar que isso aconteça no futuro. 

Para envios importantes, aconselha-se sempre ter bem desenhado as fases de revisão e aprovação de campanhas. 

Boas práticas antes de enviar uma mensagem

Mensagens profissionais precisam de atenção redobrada. Então, para que sua comunicação seja precisa e profissional ao enviar um e-mail ou e-mail marketing, vale criar algum tipo de checklist para guiar nessa tarefa.

Algumas sugestões para evitar o envio de uma errata de e-mail: 

Faça uma revisão criteriosa 

Erros ortográficos são embaraçosos. No entanto, isso é muito fácil de ser evitado. Antes de enviar uma mensagem, releia o conteúdo algumas vezes. A revisão cuidadosa é imprescindível para evitar equívocos. 

Uma dica: utilize a correção automática do seu webmail (acessado pelo navegador) ou do programa de cliente de e-mail que você utiliza (Outlook, Thunderbird etc).  

Dependendo da situação, em casos que precisam de um cuidado maior no envio, pedir uma segunda opinião, ou seja, pedir a um colega para reler o conteúdo, pode evitar um envio de mensagem com erro. 

No caso de envios de e-mail marketing, a revisão executada por alguém com domínio da língua portuguesa é imprescindível. 

Outro ponto que muitos profissionais esquecem é o assunto do e-mail. Ele é o primeiro conteúdo que o seu destinatário vai ler. Além de ser relevante, é importante que ele esteja correto.  

A sua revisão também precisa levar em consideração, para evitar mal-entendidos, as informações em números, como valores das promoções, estatísticas e dados. 

Confira links, anexos e destinatários

O conteúdo da mensagem é extremamente importante, no entanto, não é a única parte que precisa de atenção antes de enviar uma mensagem.

Por isso, é aconselhável que informações (como preço e datas), links (muito importante), imagens que porventura tenha incluído e os destinatários sejam conferidas com atenção. 

Cuidado com os destinatários. Enviar uma mensagem a quem não deveria pode gerar constrangimentos. Por isso, muita atenção, principalmente, com a função de responder a todos. 

Além disso, os anexos merecem atenção especial. Se for um documento, certifique-se de que ele está na sua versão correta/atualizada. 

Boas práticas para envio de e-mail marketing

O envio de e-mail marketing é uma prática muito importante para os negócios de uma empresa. É imprescindível trabalhar para evitar envio de errata de e-mail.

Por isso, devemos garantir o envio de mensagens que sejam compreendidas e, principalmente, bem-recebidas pelos destinatários. 

Com algumas boas práticas, o seu material pode ter o impacto desejado: 

• Certifique-se que você possui o consentimento para enviar essa mensagem. Atenção à Lei Geral de Proteção de Dados;
• Sempre que possível, personalize o seu e-mail: coloque o nome do destinatário e crie um conteúdo que seja interessante para ele. 
• Escreva um assunto claro, conciso, atraente e verdadeiro para aumentar as chances de sua mensagem ser aberta. Cuidado com palavras que podem direcionar o seu e-mail para o SPAM.
• Crie um conteúdo direcionado, relevante, conciso, claro e organizado. Então, cuide bem da formatação, não escreva em caixa alta e não utilize excesso de pontuação. 
• Inclua todas as informações de contato: nome, telefone e outros detalhes para facilitar que o destinatário acione a sua empresa. 
• Arquivos grandes no anexo podem prejudicar o recebimento. Caso precise enviar, opte por fazer o upload em um drive na nuvem e inclua o link na mensagem. 
• Modere na frequência de envio de mensagens. Além disso, preocupe-se em seguir as preferências dos seus contatos e sempre ofereça uma opção de cancelamento de envio. 
• Teste o seu material em vários dispositivos como computador, celular e tablet para aumentar as chances de seu conteúdo ser bem visualizado em todas as telas. 
• Dispare a mensagem a partir de um e-mail profissional com o nome da sua empresa para aumentar a credibilidade;
• Escolha uma empresa de hospedagem de e-mail que oferece criptografia na troca de mensagens para aumentar a segurança do envio; 

Conclusão 

Erros acontecem. No entanto, a forma como você lida com eles pode fazer diferença entre perder ou fidelizar um cliente. 

Portanto, esteja preparado para ser transparente, ágil e responsável ao lidar com esses acontecimentos. 

Além de saber o que fazer ao detectar um erro, é importante criar estratégias para evitar que equívocos aconteçam. 

Por isso, apresentamos algumas ferramentas, como o checklist e boas práticas para minimizar erros e, consequentemente, prejuízos. 

Por fim, é importante ressaltar que o erro pode ser uma oportunidade para melhorar os processos de envio de conteúdo em sua empresa e, mais que isso, fortalecer o relacionamento com os clientes. 

Leia também

E-mail corporativo: o que é e como funciona?

Como escolher a melhor hospedagem de site para meu negócio?

Você já possui um domínio registrado e um e-mail corporativo em sua empresa?

A Task pode te ajudar a ter um e-mail corporativo hoje mesmo! Acesse: www.task.com.br, verifique a disponibilidade do nome, escolha um plano de hospedagem de sites ou de e-mail e faça seu cadastro. É simples!

O que achou deste artigo sobre errata de e-mail? Faltou alguma informação importante? Tem alguma dúvida? Então, aproveite para deixar seus comentários abaixo e ajude a Task a melhorar ainda mais os serviços e informações.

Assista