O serviço de e-mail é a ferramenta de trabalho mais utilizada no mundo. No entanto, poucas pessoas conhecem as melhores práticas para enviar mensagens.
Ideal para documentar reuniões, processos de trabalho e até mesmo ligações telefônicas, o e-mail substitui impressões desnecessárias, facilita a organização e poupa o tempo de todos os envolvidos.
Para que essa ferramenta seja eficaz, é necessário utilizá-la de forma correta. O e-mail corporativo é diferente de uma conversa informal entre amigos e precisa seguir alguns protocolos:
- Fique de olho no assunto. Seja conciso e diga do que a mensagem se trata. Não use nada genérico e que seja difícil para localizar depois.
- Seja cordial e sempre comece a mensagem cumprimentando o destinatário;
- Escreva de forma correta (sem gírias e neologismos), evite abreviações e fique de olho na ortografia e na gramática (principalmente as concordâncias);
- Seja claro e use poucas palavras para dizer o que precisa. Não trate diversos assuntos em apenas uma mensagem (no máximo três);
- Antes de clicar em enviar, revise o texto com cautela.
O que fazer para seu e-mail não cair no SPAM?
O SPAM é um serviço de filtragem de e-mails indesejáveis. Para que seu e-mail não seja considerado SPAM, evite:
- Encaminhar o e-mail para vários destinatários ao mesmo tempo;
- Escrever o título todo em caixa alta ou muito grande (entre 50 e 60 caracteres);
- Evite palavras suspeitas no título (clique aqui, promoção, anexo, frete grátis);
- Não use excesso de pontuação (muita exclamação por exemplo) e caracteres especiais;
- Não envie e-mail somente com imagens (equilibre 50% texto e 50% imagem);
Cuidados ao enviar um anexo
As caixas de e-mail têm limite de espaço e quando ele é atingido, você para de receber mensagens. Caso tenha o hábito de utilizar o serviço de e-mail em nuvem, sempre limpe sua caixa de mensagem.
Outra opção é utilizar um programa de e-mail (Outlook Express, Mozilla Thunderbird, Windows Live Mail). Em nossa central de conteúdo, temos todas as informações que você precisa para configurar e gerenciar seus e-mails.
Os serviços de e-mail são muito úteis para trocas de mensagens, mas não são a melhor opção para troca de arquivos (principalmente se forem muito grandes). Isso pode ocasionar falha no envio.
O ideal é utilizar alguma ferramenta de armazenamento em nuvem como o dropbox ou algum programa de transferência de arquivo (FTP), como o Filezilla, por exemplo.
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