Para aderir ao home office e aproveitar as suas vantagens, as empresas e os funcionários precisam estar preparados.

Dicas para aderir ao home office e aproveitar todas as suas vantagens

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Nunca falamos tanto em home office como agora. O que já era uma tendência há alguns anos tornou-se essencial para proteção à saúde, por causa da circulação do coronavírus (Covid-19).

Por mais que, como dito, não seja uma realidade tão nova, muitas empresas nunca tiveram a necessidade de aderir a essa tendência e, por isso, o trabalho remoto ainda gera muitas dúvidas.

Pensando nisso, fizemos um artigo para solucionar as principais questões sobre o assunto.

Vantagens do Home office

O trabalho remoto oferece muitas vantagens:

1) Para empresas

Economia de recursos, motivação dos colaboradores e aumento de produtividade (já que não há as interrupções características de um escritório).

2) Para funcionários

Mais qualidade de vida (menos tempo no trânsito, alimentação caseira etc), liberdade para criar seus métodos de trabalho e mais autonomia para desenvolver suas atividades e organizar seu tempo.

Dicas para aderir ao home office

1) Para empresas

Para aderir ao home office, as empresas precisam estar preparadas. Comece organizando as rotinas:

  • Implante a marcação de ponto online;
  • Marque reuniões online para alinhar as tarefas;
  • Utilize um PABX Virtual para as ligações telefônicas;
  • Implemente formas de gerenciamento de tarefas e comunicação online (continue lendo para conhecer as ferramentas que podem auxiliar nesse processo);
  • Crie um acesso/conexão remota à rede da empresa.

Esse último item pode ser crucial. Alguns acessos, como servidores de arquivos, ponto eletrônico, acesso remoto a computadores, só ficam disponíveis internamente – seja por restrições de segurança ou por limitações de roteamento de rede. Para que este acesso seja possível, normalmente é utilizada conexão VPN (uma rede privada virtual), que deve ser preparada e disponibilizada pela equipe técnica da empresa.

2) Para funcionários

Qualquer empresa quer ver resultados e, para isso, algumas atitudes são importantes:

  • Tenha disciplina: organize-se e mantenha o foco nas tarefas;
  • Construa um espaço próprio para trabalhar e que tenha estrutura adequada como computador e internet de boa qualidade;
  • Confira se as ferramentas que a empresa utiliza para o trabalho estão funcionando corretamente;
  • Mantenha-se distante de distrações;
  • Faça pausas programadas para hidratar e alimentar-se;
  • Use roupas adequadas. Não precisa ser um terno, mas também não pode ser pijama. Pense que o seu gestor pode te chamar para uma videoconferência urgente a qualquer momento.

Ferramentas para comunicação e organização das tarefas

Um grande desafio para o home office pode ser a comunicação que tende a não fluir da mesma forma quando estamos reunidos presencialmente. Além do mais, o trabalho remoto pede uma organização mais eficiente de tarefas. Por isso, listamos algumas ferramentas que são essenciais para o bom andamento das atividades de equipes descentralizadas.

1) E-mail corporativo

O serviço de e-mail profissional ainda figura entre as ferramentas mais importantes para troca de mensagens.

Em caso de trabalho home office, todo mundo da equipe precisa ter um e-mail da empresa para as comunicações oficiais. Atenção! É importante que o serviço de e-mail utilizado pelos colaboradores seja @seudominio. O uso de e-mails gratuitos possuem muitas desvantagens, como falta de segurança com as informações que trafegam por ele e não garantia de continuidade dos serviços.

2) Armazenamento em nuvem

Existem muitas ferramentas para compartilhar arquivos pela nuvem como o Google Drive, DropBox e OneDrive. Essas ferramentas são extremamente úteis para trabalhos em equipe.

O Google drive, por exemplo, é uma opção interessante para trabalhos colaborativos. Além de compartilhar arquivos, a ferramenta ainda permite criação de textos, planilhas, apresentações. O interessante é que, a partir do compartilhamento, todos podem opinar/alterar o arquivo em questão.

3) Chats e videochamadas

Também é importante estar online durante o horário de trabalho. Para isso, o uso de uma ferramenta de chat é imprescindível. O WhatsApp e o Microsoft Teams podem ajudar, dependendo de cada demanda.

O conhecido WhatsApp permite troca de mensagens individuais, em grupo e, ainda, tem a opção de vídeo chamada, podendo incluir até quatro pessoas simultaneamente.

O Microsoft Teams é uma ferramentas de troca de mensagens instantâneas e também permite videoconferências. Essa aplicação é interessante para a comunicação interna das empresas (e mais indicadas que o WhatsApp).

4) Gerenciador de tarefas

Organizar as atividades por equipe/colaborador torna-se imprescindível para acompanhar o desenvolvimento das atividades e o alcance das metas. Para isso é possível utilizar o Trello, um aplicativo de gerenciamento de tarefas.

Algumas dúvidas comuns

Muitas pessoas utilizam o disco rígido do computador para guardar os arquivos e as mensagens de e-mail.

Para os arquivos e situações temporárias, existem os pendrives e HDs externos que ajudam na transferências de arquivos. No caso de situações mais permanentes e colaborativas, os serviços de nuvem citados acima ajudam muito.

Em relação àqueles que estão acostumados a usar um software cliente de e-mail (como Outlook, Thunderbird), existe a opção de acessar o serviço de mensagens pelo webmail do seu provedor.

Mas e as mensagens do e-mail que estão em minha máquina?

Bom, isso vai depender da forma que estão configurados os programas de e-mail do computador. Os dois principais protocolos para configurar esses programas são: POP3 e IMAP. Enquanto o primeiro baixa o arquivo diretamente para a sua máquina, o segundo cria um “espelho” no seu gerenciador de e-mail, deixando uma cópia no webmail.

No final deste texto, temos um artigo que aprofunda no tema. Caso queira uma orientação mais detalhada sobre configuração do Outlook, acesse o nosso Wiki.

E como fica o gerenciamento de e-mails da minha equipe?

Para os clientes da Task, o gerenciamento do e-mail é realizado pelo PainelMail. Será preciso acessar com a conta gerenciadora (Postmaster) de seu domínio. Caso esteja sem a senha, basta clicar em “Esqueceu a senha” na tela inicial do painel.

É possível tirar todas as dúvidas sobre administração do PainelMail da Task em nosso Wiki. Caso prefira, você pode consultar o nosso suporte técnico nos seguintes canais:

E-mail: suporte@task.com.br
Chat: https://www.task.com.br/chat.html
WhatsApp: (31) 98424-0981
Telefone: (31) 3123-1000

Consultoria sobre home office

Aqui na Task já tínhamos o hábito de trabalhar remotamente sempre que necessário. No entanto, por conta dessa preocupação com o cenário atual, aderimos, pelo tempo que for indicado para colaborar na contenção da pandemia, ao home office. Sendo, assim, para o nosso cliente nada muda, pois estamos preparados e conectados para continuar normalmente as nossas atividade e atendê-los da melhor maneira possível.

Temos experiência no assunto. Por isso, se você também está ou quer trabalhar remotamente, criamos um e-mail para tirar suas dúvidas: trabalhoremoto@task.com.br.

Consideramos que essas atitudes possam minimizar os impactos negativos com a propagação da COVID-19. Cuide de você e de todos ao seu redor.

Faltou alguma informação importante? Tem alguma dúvida? Aproveite para deixar seus comentários abaixo e ajude a Task a melhorar ainda mais os serviços e informações.

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2 Comentários

  • Excelente materia informativa sobre trabalho Home Office, parabéns diretoria Task e seus colaboradores.

    • Muito obrigado, Marco Aurélio. Caso queira, compartilhe nosso conteúdo!

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