Criar um e-mail profissional por setor pode melhorar a imagem profissional da empresa

Como criar contas de e-mail profissional por setor para incrementar a imagem da empresa

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O seu negócio está crescendo e precisa de mais assertividade e profissionalismo no contato com o cliente? Neste artigo, você descobrirá como criar um e-mail profissional por setor vai melhorar a imagem da sua empresa.

Em um cenário onde a concorrência cresce substancialmente a cada dia que passa, qualquer diferencial é importante para conquistar e manter a cartela de clientes. Ter um e-mail com domínio próprio é uma maneira eficiente para isso. Um passo além será criar uma conta de e-mail para cada setor da empresa. Sabe por quê?

Vantagens em criar e-mail profissional por setor

Organização

É muito comum empresas divulgarem apenas um e-mail para clientes. Algo do tipo contato@nomedaempresa.com.br. Embora seja muito importante ter um e-mail de contato desse tipo, centralizar todo o atendimento em uma única conta pode lotar a sua caixa de entrada, dificultando a organização. Além disso, pode complicar o atendimento e fazer com que a empresa perca credibilidade.

Por isso, mesmo para empresas pequenas, é interessante criar um e-mail profissional por setor: financeiro, comercial, comunicação etc. A organização no atendimento será mais eficiente e deixará os clientes satisfeitos e com uma boa visão a respeito da empresa.

Comunicação

A interação com o seu público-alvo é primordial para crescer. Uma comunicação assertiva demonstra que sua empresa é séria e comprometida. Como o e-mail ainda é a principal forma de comunicação e relacionamento com clientes, é importante criar uma forma de comunicação eficaz e intuitiva. Isso será possível criando um e-mail para cada setor da sua empresa.

Credibilidade

Manter uma boa imagem é crucial para a empresa manter-se no mercado. Para isso acontecer, nenhum detalhe pode passar despercebido. Por isso, criar um e-mail profissional para cada setor pode gerar mais confiança entre os clientes.

Para saber mais, leia o artigo “A importância de divulgar seu negócio com e-mail profissional @suaempresa” em nosso blog.

Motivos para criar um e-mail profissional

Segurança

Um e-mail profissional contratado com uma empresa de hospedagem de site e e-mail traz mais segurança para seu negócio. Além de experiência no assunto, essa empresa precisa oferecer servidores confiáveis, estáveis, serviço de backup, antispam e antivírus.

Controle dos dados

Esse item também está relacionado a segurança. Contratando um serviço de e-mail profissional, os donos ou responsáveis terão controle sobre informações da empresa (auditoria de mensagens enviadas/recebidas) e, principalmente, sobre mal uso da ferramenta.

A Task disponibiliza para os clientes o NovoMAil, um serviço que permite monitorar as trocas de mensagens, bem como ter histórico de ações, relatórios e gráficos.

Divulgação da marca

Um e-mail circulando entre os clientes com o nome da sua empresa é uma forma de divulgar a sua marca. Ou seja, isso vai permitir que o nome do seu negócio esteja sempre presente e, consequentemente, sempre lembrado.

O e-mail profissional também é importante ao se fazer campanhas. Além de ter uma reputação melhor que e-mails gratuitos, ou seja, com menos possibilidade de cair na caixa de SPAM, também levará o nome da sua empresa (com credibilidade) para possíveis novos clientes.

Conclusão

Conseguiu perceber como criar um e-mail profissional por setor pode melhorar a imagem da sua empresa? Provavelmente você deve estar se perguntando: tenho vários colaboradores no mesmo setor. O acesso de muitas pessoas ao mesmo e-mail não ficaria confuso? Preciso centralizar o acesso a uma só pessoa?

Isso não precisa acontecer. Cada colaborador pode ter um e-mail próprio, com o nome dele, por exemplo. Então, será preciso criar listas de redirecionamento para que todos recebam os e-mails do setor. Essa é a maneira mais fácil de organizar vários acessos para que ninguém perca uma mensagem importante.

A próxima pergunta, provavelmente, será: como vou organizar quem vai responder ou não, já que todos vão receber a mesma mensagem?

A Task disponibiliza uma ferramenta que organiza os atendimentos. Com o Atendex, é possível organizar e controlar o fluxo da caixa de entrada de cada setor. Quando uma mensagem chega, um colaborador assume e acompanha a demanda até o final. Caso ele não responda no prazo, o sistema emite um alerta para todos os envolvidos.

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