Conhecer regras de boa utilização do e-mail corporativo é fundamental para melhorar a comunicação do seu negócio.

E-mail corporativo: o que é e como funciona?

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Compreender a utilidade do e-mail corporativo e as regras de boa utilização é fundamental para melhorar a comunicação de sua empresa. 

Mesmo com o surgimento de muitas ferramentas, o e-mail ainda é o principal canal de comunicação entre empresas e clientes. Envolve funcionários, fornecedores e todos os outros públicos interessados na atividade do seu negócio de uma forma universal, organizada e com validade jurídica.

O uso de mensagens eletrônicas diminui distâncias, agiliza a comunicação com nossos contatos, é bem fácil de usar e, principalmente, deixa o nosso negócio mais profissional. É por isso que é importante conhecer sobre a ferramenta, suas características, possibilidades e todas as suas vantagens para tirar o maior proveito dela. 

O que é e-mail corporativo?

Diferentemente do e-mail pessoal, que é oferecido sob a marca de empresas que fornecem esse tipo de serviço, como Google, Yahoo, Hotmail, entre outras, o e-mail corporativo tem o nome de domínio da empresa, ou seja, o nome da instituição registrado na Internet – criando uma identidade corporativa para o usuário do e-mail.

A partir do momento que você recebe um e-mail corporativo, você passa a assinar seus e-mails representando a empresa, e por isso é fundamental que você utilize-o exclusivamente para fins profissionais.

O e-mail corporativo é uma ferramenta de trabalho

Sendo um representante da empresa, você deve zelar pelo bom nome dela, como dito,  utilizando seu e-mail corporativo para tratar apenas de assuntos que envolvam o negócio. Um exemplo prático: não envie mensagens com correntes ou piadas e deixe os vídeos engraçados para compartilhar com seus amigos por meio do seu e-mail particular e/ou redes sociais.

Além disso, não use palavrões e palavras de baixo calão nas mensagens profissionais. Cordialidade e respeito devem ser os eixos norteadores das suas mensagens corporativas.


Quais as vantagens do e-mail corporativo?

O uso do e-mail corporativo já se tornou obrigatório nas empresas, ainda mais com a quantidade de ferramentas de suporte que se tem ao utilizá-lo. É por isso que seu uso crescente tem instigado empresas a criar soluções específicas para ele. 

Conheça algumas vantagens de se ter um e-mail profissional para sua empresa:

Endereço personalizado

Quantos e-mails recebemos diariamente sem termos a ideia de quem os enviou? Podem até parecer e-mails particulares, mas o receio de spams e vírus é tão grande que os deletamos sem sequer abri-los. Isso não acontece com um e-mail corporativo, pois a identidade da empresa está ali. Você sabe quem enviou e qual o motivo da mensagem ao receber um e-mail do tipo maria@nomedaempresa.com.br.

Confiança

Justamente pela apresentação prévia que o e-mail corporativo nos dá, ele também gera confiança na hora da abertura, contribuindo para que a sua mensagem seja lida. E-mails que não possuem destinatários conhecidos podem ir diretamente para a caixa de SPAM, acabando com a sua estratégia de relacionamento com o cliente.

Credibilidade

A credibilidade da sua empresa é construída a partir de detalhes, como o endereço de e-mail. Tendo um domínio próprio, você demonstra que a sua empresa possui um posicionamento de mercado, tem uma marca a zelar e por isso trabalha de maneira profissional. 

É diferente quando você recebe um e-mail do tipo comercial@task.com.br ao invés de comercial.task.2@hotmail.com. O primeiro, personalizado, passa muito mais credibilidade. Não é verdade?

Maior taxa de abertura

E-mails com destinatário desconhecido têm destino certo: lixeira. Raramente alguém abre um e-mail dessa natureza, por isso ter um e-mail corporativo faz toda a diferença na hora de entrar em contato com o seu público. Sendo identificado imediatamente, seu e-mail tem mais chances de ser aberto e lido, criando um vínculo com a pessoa que o recebeu.

Foco no trabalho

E-mails pessoais costumam atrapalhar o desempenho das pessoas no trabalho. A quantidade de e-mails recebida é enorme e o profissional tende a dispersar sua atenção com amenidades.

Ao optar por um e-mail para empresas, você tem a certeza de que apenas mensagens de cunho profissional serão recebidas, mantendo o foco do seu funcionário no que é importante.

Livre de anúncios

Como medida de manutenção de seus serviços, alguns provedores de e-mail gratuito disponibilizam publicidade e propaganda em suas plataformas, o que não ocorre no e-mail corporativo, contribuindo, mais uma vez, para que a sua equipe se mantenha focada no trabalho.

Profissionalismo

Por fim, ter um e-mail corporativo demonstra profissionalismo. Significa que a sua empresa é idônea, possui uma reputação no mercado e zela por ela. Quanto melhor a sua reputação no mercado, mais oportunidades de negócio você tem, portanto, não deixe de investir no e-mail corporativo, ele pode trazer grandes mudanças para o seu negócio.


Por que contratar um serviço de e-mail corporativo de um provedor especializado?

Você consegue imaginar a sua rotina de trabalho sem utilizar um e-mail? Muito provavelmente a resposta vai ser não, porque ele se tornou um serviço de grande utilidade. 

Até existem vários provedores que oferecem a ferramenta gratuitamente, porém, contratar um serviço de e-mail pode fazer muita diferença, principalmente em relação à segurança da transmissão de dados, à política de privacidade e ao suporte, que deve ser rápido caso ocorra algum problema.

Os provedores de e-mail profissional também possuem formas de leitura e envio de mensagens agradáveis e intuitivas, estabilidade no sistema e agregam serviços variados, como agendas, bloco de notas e relatórios de análises, a um custo bem acessível e que podem ser úteis inclusive para usuários domésticos. Se você ainda tem dúvidas sobre qual serviço de e-mail utilizar, reunimos aqui algumas vantagens de contratar o serviço. 

Várias caixas postais

Provedores de e-mail gratuitos oferecem apenas uma conta de e-mail por assinatura. Já os contratados possuem diversos pacotes com direito a mais de uma conta, permitindo que você crie outros endereços utilizando o mesmo domínio – como comercial@seudomínio.com.br e financeiro@seudomínio.com.br, deixando mais organizado o envio de mensagens, de acordo com o assunto tratado ou o departamento acionado. 

Leia mais: Como criar contas de e-mail profissional por setor para melhorar a imagem da empresa

Backup e recuperação de mensagens

Caso você ou algum colaborador apague acidentalmente uma mensagem com conteúdo importante, é possível recuperá-la. Os provedores geralmente fazem o backup diário dos dados. Se você precisar acessar um e-mail perdido, basta fazer a restauração das informações.

Mais espaço

O consumo e envio de informações na internet aumenta a cada dia, por isso é necessário contar com um serviço de e-mail que ofereça uma caixa de entrada espaçosa por conta, grande capacidade para envio de anexos e um limite maior de envio de mensagens. Todos os provedores trabalham com estas soluções.

Suporte e proteção de dados

Muitas das informações trocadas via e-mail são importantes para o bom andamento de um negócio, inclusive há algumas que são sigilosas. Por isso, o correio eletrônico precisa contar com uma hospedagem segura.

Os provedores contam com uma estrutura segura para proteger os arquivos de danos físicos e falhas técnicas como falta de energia, incêndio, hackers e curiosos. Se algum problema surgir – seus e-mails ficarem inacessíveis, por exemplo – é importante contar com uma empresa que ofereça, além de estrutura, suporte técnico especializado para que o seu trabalho não pare.

Mais funcionalidades

Ter o controle do fluxo de informações trocadas em uma empresa é importante para garantir a segurança dos dados e fiscalizar a produtividade da equipe. Provedores de e-mail corporativo oferecem ferramentas para:

  •  auditar as mensagens;
  • gerar relatórios que apontam a quantidade de e-mails recebidos e enviados;
  • gerar relatórios que informam quais e-mails  foram bloqueados ou considerados Spam;
  • bloquear arquivos e remetentes indesejados;
  • registrar todas as ações realizadas em cada conta.

A empresa pode monitorar meu e-mail profissional?

Muitas pessoas acreditam que a empresa não tem o direito de monitorar seus e-mails corporativos, mas a realidade é que ela tem o direito de fazer essa fiscalização.  Primeiro, porque que é uma ferramenta de trabalho fornecida pela instituição. Segundo, porque a lei diz que a empresa é responsável por atos dos funcionários no que se refere às práticas de trabalho. No entanto, os empregadores precisam deixar claro a cada funcionário que os e-mails poderão ser monitorados. 

Como se trata de comunicação oficial da empresa, uma mensagem de e-mail pode ser utilizada como provas para possíveis disputas judiciais. Se o seu funcionário trabalha com um e-mail pessoal, esta medida de segurança já não é possível, constituindo-se em invasão de privacidade. 

Além disso, a segurança e a tecnologia da informação passa principalmente pelo envio e recebimento de e-mails, pois eles são a porta de entrada para problemas dessa ordem. Para auxiliar no cuidado e segurança da rede da sua empresa, não abra e-mails suspeitos no trabalho, tampouco clique em links enviados aleatoriamente. Chame o suporte de TI da sua empresa caso tenha alguma dúvida.

Para que seja possível o monitoramento de envio e recebimento de e-mails @suaempresa de todos os funcionários, mantendo a segurança de informações, a task possui o NovoMail. Conheça esse serviço!


Cuidados com o e-mail corporativo

Como falamos neste post, todo cuidado é pouco com o e-mail corporativo, por isso fizemos uma lista de “boas maneiras” para você não esquecer.

  1. Use títulos concisos e objetivos, indo direto ao assunto;
  1. Seja objetivo em suas mensagens, deixando assuntos mais complexos e longos para conversas pessoais ou anexe um documento detalhado ao seu e-mail;
  1. Inicie seu e-mail sempre com uma saudação, evitando termos como “querida”, “meu amor” e “anjo”. Seja profissional e use saudações como “prezado”, “caro”, “senhor”, “senhora”;
  1. Termine seus e-mails com uma despedida formal, como “atenciosamente” ou “cordialmente”;
  1. Releia seu e-mail para verificar se não há erros de ortografia;
  1. Se estiver ausente do escritório, deixe um e-mail automático de resposta, informando quando estará disponível;
  1. Sempre dê retorno aos seus e-mails, de preferência, no mesmo dia do recebimento;
  1. Não trate de assuntos particulares no e-mail corporativo.

Leia mais: 5 dicas para evitar que seu e-mail profissional seja considerado SPAM e não chegue ao cliente ou fornecedor

Enfim, seja para grandes empresas ou pequenos empreendedores, o provedor de e-mail pago garante um bom trabalho e auxilia o sucesso do negócio, na medida em que transmite mais confiança à clientes e parceiros.

Você já possui um domínio registrado e um e-mail corporativo em sua empresa? A Task pode te ajudar a ter um e-mail corporativo hoje mesmo! Acesse: www.task.com.br, verifique a disponibilidade do nome, escolha um plano de hospedagem de sites ou de e-mail e faça seu cadastro. É simples!

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