O e-mail empresarial nada mais é que um serviço que permite às instituições terem um endereço eletrônico com o próprio nome, ou seja, um e-mail utilizado especificamente para a organização. Serve como uma “assinatura”, a identidade da empresa.
Isso quer dizer que, a partir do registro de um domínio, ou seja, suaempresa.com.br, você poderá utilizar e-mails com essa nomenclatura: contato@suaempresa.com.br, por exemplo.
Alguns exemplos de nomenclatura para e-mails empresariais
Como dito, o endereço de e-mail corporativo funciona como um tipo de publicidade para sua empresa, já que o remetente conterá o nome da organização. Portanto, na hora de criar os e-mails é preciso tomar cuidado para não elaborar endereços que tentem ser engraçados ou difíceis, para passar uma boa imagem. Observe:
Para funcionários: normalmente utiliza-se o nome e o sobrenome. Aquelas empresas que pretendem passar um ar menos formal, podem utilizar apenas o primeiro nome do funcionário.
Exemplos: jose.silva@suaempresa.com.br ou jose@suaempresa.com.br.
Para setores: é muito importante ter um e-mail para cada setor da empresa. Para que todos os funcionários daquele departamento recebam as mensagens, é possível criar listas de distribuição.
Exemplos: financeiro@suaempresa.com.br, comercial@suaempresa.com.br ou marketing@suaempresa.com.br.
Para atendimento geral: também é muito comum ter um e-mail geral para dialogar com seu público, seja clientes ou fornecedores. Nesse caso, os padrões mais utilizados são: faleconosco@suaempresa.com.br, atendimento@suaempresa.com.br, contato@suaempresa.com.br ou sac@suaempresa.com.br.
Para que serve o e-mail empresarial?
O serviço de e-mail corporativo é uma vantagem competitiva para a sua empresa e confere inúmeros benefícios para os seus negócios.
Além disso, ele serve para agilizar a comunicação ou compartilhar informações entre clientes, funcionários, fornecedores e parceiros. Além da praticidade, as mensagens eletrônicas tornaram-se meios de envio e recebimento de informações confidenciais com segurança.
Com o webmail, de qualquer lugar do mundo, independente de estar ou não usando um computador, qualquer um pode ter acesso à própria conta de e-mail, 24 horas por dia e 7 dias por semana. Além da facilidade de uso, foram adicionados aos serviços de correio eletrônico recursos importantes, como antivírus, filtros de SPAM (mensagens indesejadas), integração com a agenda de contatos e de compromissos, entre outros.
Particularidades sobre o uso do e-mail nas empresas
Os serviços de gerenciamento de e-mail corporativo oferecem uma proteção a alguns dos principais ativos de uma organização: sua reputação, marca e informações sigilosas.
Ao oferecer controle sobre as informações enviadas e recebidas nas contas profissionais dos colaboradores, é possível buscar em tempo real por mensagens, bloquear o envio de arquivos ou para determinados remetentes, entre outros.
Mas atenção, empresários e empreendedores: antes de implantar um sistema de gerenciamento do e-mail corporativo, com as funções que veremos a seguir, é importante que sua empresa tenha um regulamento interno, de preferência com assinatura de um termo de compromisso por cada colaborador, informando aos funcionários a proibição do uso pessoal das contas de e-mail do seu domínio (por exemplo: nomedocolaborador@suaempresa.com.br).
O entendimento do Tribunal Superior do Trabalho (TST) é de que as empresas “só podem fiscalizar computadores e e-mails corporativos se os empregados forem proibidos de forma expressa de utilizar tais equipamentos para uso pessoal”.
Basicamente, as empresas adotam um sistema desse tipo para ganhar as seguintes funcionalidades, não disponíveis num webmail comum:
- Auditoria das mensagens enviadas e recebidas a partir de uma determinada conta;
- Relatórios e estatísticas dos e-mail enviados e recebidos por toda a organização, com dados do que foi considerado SPAM, o percentual do que foi ou não entregue com sucesso;
- Bloqueios de arquivos e remetentes indesejados;
- Log (ou registro) de ações.
Como criar um e-mail empresarial?
1) Registre o seu domínio
Se você ainda não possui um domínio para a sua empresa, o primeiro passo é registrar o nome escolhido.
É importante que você possa ter um site com o nome de sua empresa para que as contas de e-mail criadas posteriormente possam estar ligadas ao seu nome.
2) Contrate o serviço de e-mail
As empresas de hospedagem de site também oferecem a possibilidade de criar e-mails corporativos. Assim, se você já é assinante deste serviço, consulte o seu parceiro de hospedagem para também criar este serviço para a sua companhia.
3) Crie e-mails para sua empresa e funcionários
Após a contratação do serviço, é hora de criar os e-mails que farão parte do seu conjunto de contas corporativas. A ideia é que você possa distribuir estas ferramentas entre os setores da empresa.
4) Aproveite as vantagens do serviço
Com as contas criadas, você pode aproveitar todas as vantagens que um serviço de e-mail para empresas tem a oferecer. Esse serviço possibilita que você possa acessar e controlar todas as mensagens que estão sendo trocadas entre seus colaboradores e seus clientes, ficando bem mais fácil a gestão dos seus negócios.
Utilizando o seu e-mail empresarial de forma eficaz
Hoje em dia, existem muitas ferramentas para troca de mensagens. No entanto, nenhuma delas foi capaz de substituir o e-mail.
Todavia, cada meio de comunicação tem uma particularidade e melhor momento para utilização.
Saiba agora, quando e como utilizar o seu e-mail empresarial de forma eficiente:
1) Comunicação sem necessidade de resposta imediata
O e-mail é uma forma menos invasiva de entrar em contato com clientes, fornecedores e parceiros. No entanto, nem todas as pessoas/empresas acessam o e-mail o tempo todo.
Sendo assim, ele é ideal para troca de informações que não necessitam de resposta imediata. Para isso, existem outras formas de contato como telefone e WhatsApp, por exemplo.
2) Mais indicado para comunicação externa
Nem todos os fornecedores, clientes e parceiros gostam de receber ligações. Além disso, na dinâmica do dia a dia, é difícil encontrar as pessoas com disponibilidade para conversar. Então, o e-mail é muito utilizado para comunicação externa de empresas.
Quando optamos por utilizar o telefone, por exemplo, só podemos conversar com uma pessoa por vez. O e-mail agiliza o processo, podendo enviar o conteúdo para vários destinatários ao mesmo tempo.
Outro ponto de destaque para o uso de e-mail para comunicação externa: as suas mensagens ficam registradas, podendo acessá-las quando precisar.
3) Compartilhando arquivos importantes
O e-mail permite o envio de anexos. Embora seja uma ótima funcionalidade, nem sempre é o ideal.
Portanto, dependendo da quantidade e do tamanho dos arquivos, o ideal é utilizar drivers na nuvem para compartilhamento, como o Dropbox, por exemplo.
4) Pode evitar reuniões desnecessárias
Quem nunca ouviu a frase? – Mas essa reunião poderia ser resolvida com um e-mail! A verdade é que as reuniões são importantes e podem ser produtivas.
Mas não é sempre o que acontece. Então, o e-mail profissional também pode contribuir para evitar reuniões desnecessárias.
Porém, se as trocas de mensagens começarem a ficar longas, é hora de marcar uma reunião.
Por fim, é importante ressaltar que os serviços de e-mail empresarial oferecem eficientes protocolos de acesso e sistemas de criptografia que dão maior segurança sobre as informações trocadas. Além disso, dão a possibilidade de escolher o tamanho da capacidade de armazenamento de sua conta.
Quer tirar o melhor proveito do seu e-mail corporativo? Leia esses artigos:
- Como organizar sua caixa de e-mail profissional com pastas e filtros de mensagens
- Configure seu e-mail no smartphone
- E-mail profissional: crie uma assinatura personalizada
Assista também nosso vídeo sobre as melhores práticas para enviar mensagens:
Então, o que achou deste artigo sobre e-mail empresarial? Faltou alguma informação importante? Tem alguma dúvida? Então, aproveite para deixar seus comentários abaixo e ajude a Task a melhorar ainda mais os serviços e informações.
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