E-mails profissionais: dicas de escrita e boas práticas

Você já recebeu um e-mail em que o assunto não tinha nada a ver com o conteúdo? E um tão longo que deu preguiça de ler até o final? Esses são apenas dois exemplos de uma situação recorrente nas empresas, na qual as pessoas utilizam mal o e-mail profissional e acabam comprometendo sua credibilidade e atenção.

Para acabar com essa situação na sua empresa, listamos algumas dicas para tornar seus e-mails e os da sua equipe mais profissionais e focados, contribuindo para a produtividade e para a otimização do tempo.

Assunto = tema

Sobre o que você vai falar no seu e-mail? Assunto não é conversa, é sinônimo de tema, ou seja, palavras-chave. Veja alguns exemplos:

 Exemplo 1:

•  Errado: Estou doente, por este motivo terei que me ausentar do trabalho
  • Certo: Ausência em 29/10/2014

Exemplo 2:

• • Errado: O material que seria entregue no dia 25 está atrasado
  • Certo: Atraso de material

Percebe a diferença? Seja direto. Desta forma seu interlocutor entenderá a mensagem com poucas palavras e agirá caso seja necessário.

Seja objetivo

No corpo do e-mail não é preciso retornar ao tempo dos faraós para contar como era a administração de um setor de produção. Seja objetivo, vá direto ao ponto e peça as providências necessárias (se houver necessidade). Se for apenas informativo, informe e pronto. Ninguém terá os sentimentos feridos por você ser sucinto em uma mensagem.

Seja claro

Muitas vezes lemos dez vezes um e-mail e não compreendemos o que o remetente quer de fato. Não adote essa prática! Se precisa pedir, peça, se precisa mandar, mande. Mas faça-o sempre com cordialidade.

Responda rapidamente

Se o remetente de uma mensagem seguir a primeira regra que citamos, ao ler o campo “assunto” do seu e-mail você saberá prontamente se a questão é urgente ou não. Sendo algo importante, responda rapidamente, nem que seja para dizer “estou verificando e te retorno mais tarde”.

Use o vocabulário adequado

A internet criou muitos vícios na escrita da população, com abreviações inadequadas para o ambiente de trabalho, portanto, deixe o “internetês” de lado e utilize um vocabulário adequado, afinal, um e-mail é um documento oficial da empresa.

Evite piadas

Se é um e-mail profissional, não cabe fazer piadinhas, mesmo que seja para um colega de trabalho muito próximo. Deixe as brincadeiras para o e-mail pessoal, quando não estiver na empresa.

Não fale mal das pessoas

Usar o e-mail profissional para falar mal de um colega de trabalho, do chefe ou até mesmo da sogra, pega mal. Cada vez mais as empresas estão monitorando as atividades de seus funcionários, visando se respaldar de problemas de segurança e vazamento de informações e, caso seu e-mail caia nas mãos de alguém, seu emprego pode estar comprometido.

Envie e-mails somente para quem interessa

Ao escolher os destinatários de sua mensagem, avalie se cada um deles têm mesmo que receber aquele e-mail. Selecionar somente as pessoas importantes para aquele assunto poupa tempo e evita cruzamento de informações.

Evite o “responder a todos”

Se o seu chefe envia um e-mail para todos os membros da equipe, isso não significa que você deva responder a todos também. Essa atitude enche a caixa de entrada de várias pessoas e gera um desconforto desnecessário.

E então, pronto para usar o seu e-mail de maneira mais profissional? Que tal replicar nossas dicas para a sua equipe de trabalho e seus amigos? Afinal, todos escrevem e-mails! Se restarem dúvidas compartilhe-as nos comentários!