Os e-mails são parte fundamental de muitos processos, tanto profissionais, quanto pessoais.
Seja para comprar um produto ou para troca de informações comerciais, ele é a principal ferramenta para registro de um compromisso.
Por isso, esse método de comunicação pode ser usado como prova em inquéritos e processos judiciais
No entanto, para que isso ocorra, o e-mail deve atender a alguns requisitos como, por exemplo, a possibilidade de certificar a sua autenticidade.
Podemos utilizar somente o PDF do e-mail?
Em algumas situações, sim. Mas é importante saber que nem sempre. Isso vai depender. Alguns juízes entendem que, se a parte contrária não contestar o PDF como prova, ela é legítima.
No entanto, na maioria dos casos, a entrega de e-mails como provas em um tribunal não se limita simplesmente a reproduzir o conteúdo em um arquivo, sendo em PDF ou qualquer outro formato.
Por isso, essa apresentação pode variar de acordo com as regras do tribunal e as preferências das partes envolvidas.
Sendo assim, o mínimo que deve ser feito é incluir o cabeçalho completo do e-mail, que contém informações sobre o remetente, o destinatário, a data e a hora do envio.
O que as partes envolvidas devem ter em mente é que será preciso provar que a mensagem é autêntica e não foi adulterada.
Partes envolvidas em uma mensagem eletrônica
Remetente e destinatário
Uma questão importante para que um e-mail seja considerado como prova é que o registro nos permita identificar quem são as pessoas que estão nesta mensagem.
Por isso, o documento deve apresentar o remetente e os destinatários da mensagem.
Conteúdo do e-mail
O arquivo apresentado deve conter todo o conteúdo e todas as trocas de mensagens referentes ao assunto tratado.
Caso contrário, poderá ser caracterizado como manipulação ou tentativa de retirar o conteúdo do contexto.
Data e hora
É indispensável, para que um e-mail tenha valor documental, que o arquivo apresente data e hora para que seja inserido na linha do tempo e localizado historicamente.
Assinatura eletrônica e/ou certificado digital
Embora, em alguns casos, não seja fator determinante, caso o e-mail tenha uma assinatura eletrônica ou um certificado digital (certificação digital da Autoridade Certificadora, credenciada na Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira – ICP) isso vai aumentar a confiança da mensagem e diminuir drasticamente a chance do seu e-mail ser refutado como prova.
Valor documental do e-mail
Alguns aspectos para garantir o valor documental de um e-mail para que possa ser utilizado com prova são:
- Autenticidade: a possibilidade de garantir que a mensagem foi realmente escrita e enviada por quem diz;
- Confidencialidade: relacionado ao controle de acesso a essa mensagem, ou seja, quem pode ler seu conteúdo;
- Integridade: a necessidade de provar que o arquivo não foi corrompido ou adulterado;
- Irretratabilidade: é quando o autor não consegue negar que foi ele quem mandou o e-mail.
O que são metadados e porque é importante
Os metadados são informações técnicas e complementares relacionadas a um e-mail. Normalmente, são dados que não estão aparentes na mensagem.
Um exemplo de metadados, no caso dos e-mails, é o cabeçalho da mensagem. Mas só isso não nos mostra a autenticidade do e-mail.
Sendo assim, pode ser preciso acessar o código-fonte da mensagem para obter: endereço IP do destinatário, nome da máquina de envio, data e horário do envio etc.
Como encaminhar um e-mail para prova
Para que o e-mail seja válido como prova judicial, não devemos apenas encaminhá-lo para o advogado.
Embora o Juizado Especial aceite outros formatos como prova (inclusive texto livre), o ideal é reproduzir/imprimir o e-mail completo, com todas as conversas, anexos e metadados em formato PDF.
Esse formato é utilizado especificamente para arquivamento de longo prazo e tem sido aceito pela maior parte dos tribunais do país como documento sem modificação após a criação do arquivo.
Além disso, deverá ser encaminhado a imagem das propriedades desse documento em PDF. Para isso, clique com o botão direito do mouse e escolha a opção “propriedades”.
Como obter os metadados de um e-mail
Webmail Task
- no tema moderno: abrir ou selecionar a mensagem > clicar em Mais > Exibir código-fonte
- no tema clássico: abrir ou selecionar a mensagem > clicar no ícone da engrenagem > Exibir código-fonte
Gmail
Quando estiver com a mensagem aberta, clique nos três pontos que está próximo a opção de responder a mensagem.
Clique na opção “Mostrar original” e escolha a opção “Fazer download da mensagem original”.
Hotmail
Quando estiver na mensagem na qual precisa ver o cabeçalho, clique com o botão direito do mouse na opção “View Message Source”. O cabeçalho abrirá em uma janela nova.
Yahoo
Com a mensagem aberta, clique em “more” e depois em “View Raw Message”. O cabeçalho abrirá em uma janela nova.
Outlook
Clicar duas vezes em cima da mensagem para abrí-la > menu Arquivo > Informações > Propriedades > os cabeçalhos estarão no campo Cabeçalhos de Internet
Invasão de privacidade x e-mail corporativo
Não podemos esquecer da Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD) e que, portanto, os tribunais podem rejeitar e-mails que foram obtidos ilegalmente e/ou por violação de direitos de privacidade.
No entanto, para disputas judiciais entre funcionários e empresas, o e-mail corporativo pode ser usado como prova sem autorização judicial.
Neste caso, parte-se do pressuposto que o e-mail corporativo e computador utilizado pelo funcionário são ferramentas de trabalho, de propriedade da empresa, e não para uso pessoal.
Ainda assim, é importante que a empresa tenha um manual de conduta e de utilização de equipamentos, deixando claro as permissões de uso do e-mail corporativo e dos equipamentos da instituição.
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