5 dicas para evitar que seu e-mail profissional seja considerado SPAM e não chegue ao cliente ou fornecedor

O e-mail profissional ainda é – e será por muito tempo, juntamente com a hospedagem de site – a ferramenta de comunicação mais eficiente para as empresas realizarem negócios, tanto com clientes quanto com fornecedores e parceiros.

Entretanto, como mais de 90% das mensagens de e-mail que circulam na internet são lixo eletrônico, também conhecido como spam, os servidores de e-mail estão cada vez mais rigorosos no recebimento destas mensagens, tentando garantir que os destinatários do e-mail só recebam aquilo que realmente tiver utilidade e tiver sido solicitado.

Mesmo que sua empresa esteja mandando e-mails individuais a clientes ou fornecedores – e não informativos ou publicidade por e-mail, é possível que o filtro antispam do servidor destino considere-a lixo eletrônico e o destinatário da sua mensagem não a receba.

Os filtros antispam dos servidores têm várias regras para o conteúdo das mensagens. Cada regra violada vale alguns pontos e, dependendo do número de pontos marcados, a mensagem pode ser marcada como spam e ser redirecionada para a pasta de lixo eletrônico, não chegando corretamente a quem você a enviou.

Pensando nisso, a Task lista algumas dicas para seu e-mail profissional ficar mais “limpo” e chegar ao destinatário, gerando resultados para você e sua empresa.

Os principais erros ao se escrever uma mensagem de e-mail profissional:

1 – Escrever o assunto do e-mail todo em maiúsculas ou com caracteres especiais

Além de ser muito feio e amador (na internet costuma-se interpretar uma palavra toda em letras maiúsculas como um grito), um e-mail com assunto todo em maiúsculas conta preciosos pontos para barrar uma mensagem.

Da mesma maneira, colocar cifrões ($), exclamação (!) e outros caracteres especiais no assunto da mensagem aumentam a impressão para o filtro de que trata-se de um spam. Evite isso.

Assim, preste atenção e escreva “Segue orçamento solicitado” ao invés de “SEGUE ORÇAMENTO SOLICITADO!!!”

2 – Mais imagens que texto no corpo da mensagem

Também é típico dos e-mails considerados spam serem escritos com código HTML e conterem muitas imagens. Muitas vezes o spam é só uma imagem com texto “desenhado” dentro dela justamente pra tentar burlar as regras de palavras negativas do filtro. Pensando nisso, os filtros desconfiam de muita imagem e também assinalam pontos que podem contribuir para o e-mail ser barrado.

3 – Frases e palavras promocionais – use com bastante moderação

Os filtros antispam se preocupam especialmente com frases e expressões que caracterizam tentativa de venda de produtos ou serviços. Assim, frases como “promoção por tempo limitado”, “apenas R$ xxx”, “aproveite e ganhe”, “frete grátis”, “compre já”, “adquira agora” e principalmente o terrível “clique aqui” podem fazer a diferença para seu e-mail não chegar ao cliente ou fornecedor.

4 – Configure corretamente o remetente na sua conta

Independentemente de você usar Webmail ou software de correio eletrônico como Thunderbird, Outlook ou aplicativos de smartphone, configue sua conta corretamente, colocando não só seu e-mail pessoal como o seu nome (lembre-se, nada de colocar tudo em maiúsculas). Nomes em branco, nomes iguais ao e-mail ou nome todo em maiúsculas também são fatais para barrar sua mensagem

Exemplos:

“João da Silva” – Certo

“” – Errado

“JOÃO DA SILVA” – Errado

5 – Use seu endereço profissional. Não use e-mails gratuitos com fins profissionais

Esta é muito importante. De que adianta você contratar uma hospedagem de site, ter direito a e-mails profissionais, mas continuar enviando mensagens com seu e-mail gratuito?

Assim como nós confiamos mais em uma mensagem profissional vinda de joao@suaempresa.com.br  que uma vinda de joao234253425@hotmail.com, os filtros antispam também notam isso, e dão mais confiabilidade a e-mails profissionais.

Em breve, continuaremos o post colocando mais dicas para utilizar seu e-mail cada vez melhor para fechar negócios.

Configure corretamente seu e-mail profissional e não perca nenhuma oportunidade!