Criar um e-mail profissional com domínio próprio é um passo importante para quem deseja passar mais credibilidade e reforçar a marca da empresa.
Pode até parecer, mas ter um e-mail personalizado não é só um detalhe, ele muda a forma como os clientes e parceiros veem o negócio.
Afinal, um contato com o nome do seu site/empresa soa muito mais confiável que um genérico como “gmail” ou “hotmail”.
Neste artigo, vou mostrar o passo a passo para criar um e-mail profissional. Vamos lá?
Como criar uma conta de e-mail profissional?
1. Escolha e registre seu domínio
O primeiro passo para criar um e-mail profissional é ter um domínio próprio, como “seunome.com.br” ou “nomedasuaempresa.com”.
Essa é a chave para que o seu e-mail deixe de ser “@gmail.com” e passe a usar o nome da sua marca.
Para registrar o domínio, você pode usar sites específicos como Registro.br, para domínios com final .br.
a) Pesquise o nome do domínio: acesse o site e verifique se o nome desejado está disponível.
b) Escolha a categoria do domínio: a mais comum é “.com.br”, mas você pode escolher outras categorias como “app.br”, “edu.br” etc. Para conhecer outras, acesse: https://registro.br/dominio/categorias/
c) Registre o domínio: após confirmar que o nome está disponível, registre-o e efetue o pagamento (o valor pode variar de acordo com o período que escolher).
Esse é o seu ponto de partida para ter um e-mail profissional de verdade!
2. Escolha um serviço de hospedagem de e-mail
Agora que você tem um domínio próprio, o próximo passo é escolher onde seu e-mail profissional será hospedado.
Você tem algumas boas opções que oferecem funcionalidades específicas para e-mails com domínio próprio.
Importante dizer que não é certo falar que uma hospedagem de e-mail e sites é melhor ou pior que a outra. A avaliação é bem particular e vai de acordo com as suas necessidades.
A Task, por exemplo, tem planos de hospedagem de e-mail corporativo com diferenciais que podem ser úteis para você e sua empresa:
- Suporte técnico especializado;
- Antivírus;
- Antispam;
- Integração com calendário Google Agenda;
- Auditoria e backup de mensagens;
- Restauração de mensagens;
- e muito mais.
3. Configure a conta de e-mail profissional
Depois de escolher a plataforma de e-mail, é hora de configurar sua conta. O processo pode variar um pouco dependendo do serviço, mas, em geral, você precisa:
- Acessar o painel de controle da plataforma;
- Adicionar seu domínio;
- Criar as contas de e-mail;
- Configurar as entradas MX do seu domínio.
Na Task, além do suporte com especialistas, você tem tutoriais completos para configurar as suas contas. Para isso, acesse nosso Wiki.
4. Personalize seu e-mail para deixar uma boa impressão
Para que o seu e-mail profissional realmente passe confiança, alguns ajustes fazem toda a diferença.
Então, crie uma assinatura que inclua seu nome, cargo, telefone e a logomarca da empresa. E, caso você viaje ou precise de um tempo para responder aos e-mails, configure uma resposta automática.
Como escolher um nome de e-mail corporativo?
Escolher um bom nome de e-mail é tão importante quanto ter um e-mail corporativo. Isso porque ele será uma das primeiras impressões que você causará em quem receber sua mensagem.
Um e-mail profissional precisa ser claro e fácil de lembrar. Então, se você está criando um e-mail para o seu domínio próprio, vamos ver algumas dicas sobre como acertar no nome.
Como deve ser o nome de um e-mail profissional?
Para um e-mail profissional, você precisa de algo simples e direto, que passe credibilidade e identifique você ou a empresa sem deixar dúvidas.
Um bom nome de e-mail profissional pode seguir o padrão “nome.sobrenome@seudominio.com.br”, mas existem outras possibilidades, como somente o primeiro nome, por exemplo.
Além disso, é importante se atentar ao que não fazer na hora de criar um e-mail profissional para você:
- Evite apelidos ou diminutivos: Embora eles sejam ótimos para uso pessoal, podem parecer informais ou até confundir quem recebe o e-mail. Prefira seu nome e sobrenome, ou apenas as iniciais do primeiro e último nome.
- Cuidado com números e símbolos: Números e símbolos podem dificultar a leitura e passar a impressão de um e-mail improvisado. Dessa forma, a menos que seja necessário, evite adicionar números como “joao.silva123@seudominio.com.br”.
Qual a melhor opção para e-mails profissionais?
Escolher a melhor opção para criar um e-mail profissional vai muito além de simplesmente criar uma conta.
Para um e-mail corporativo, é preciso uma ferramenta confiável, que ofereça recursos de segurança e, claro, que seja fácil de gerenciar.
Você encontra várias opções no mercado, cada uma com suas vantagens e desvantagens.
Por que é importante ter um e-mail profissional?
Ter um e-mail profissional pode parecer apenas um detalhe, mas ele faz muita diferença na forma como as pessoas enxergam seu trabalho e sua empresa.
Um e-mail profissional usa o domínio próprio e traz muito mais credibilidade. A seguir, vamos ver os principais motivos que fazem do e-mail profissional uma peça essencial para o seu negócio:
Credibilidade e confiança
Quando alguém recebe um e-mail de “contato@seudominio.com.br” a probabilidade de confiar nele é maior.
Imagine que você recebe duas propostas de serviço: uma de “joaoservicos@gmail.com” e outra de “contato@joaoservicos.com.br”. Qual parece mais confiável?
Esse tipo de detalhe pode fazer toda a diferença na hora de fechar negócios.
O domínio próprio passa a ideia de que você possui uma estrutura confiável. Além disso, ele dá ao cliente a segurança de que não está lidando com amadores ou golpistas.
Reforço da marca
Um e-mail profissional também fortalece sua marca. Cada vez que alguém vê um e-mail com o nome da sua empresa, você ganha mais visibilidade.
Além de ser um canal de contato, o e-mail profissional vira uma forma de divulgação. Usando seu domínio próprio, você mantém sua marca presente na memória dos clientes.
Digamos que você possui uma consultoria chamada “Consultoria XYZ”. Se os clientes receberem mensagens de “contato@consultoriaxyz.com.br”, sua marca estará sempre em destaque. Eles lembrarão de você com mais facilidade, além de reforçar a imagem de profissionalismo.
Segurança e controle
Outro benefício do e-mail profissional é o controle e a segurança. Se você usa um e-mail gratuito, como Hotmail ou Yahoo, pode estar mais exposto a invasões.
Com um e-mail profissional, o controle e a proteção dos dados são maiores, o que é essencial para quem lida com informações confidenciais ou dados de clientes.
Facilidade de organização e padronização
Quando você tem um domínio próprio, fica muito mais fácil padronizar os e-mails de toda a equipe. Isso organiza o fluxo de comunicação e facilita a identificação de quem é quem dentro da empresa.
Ao usar um formato padrão como “nome.sobrenome@seudominio.com.br”, todos conseguem identificar os responsáveis por cada setor rapidamente.
Em uma equipe de vendas, por exemplo, com um e-mail profissional, você pode criar e-mails como “vendas@seudominio.com.br” para contatos gerais e “joao.silva@seudominio.com.br” para contatos diretos.
Assim, os clientes sabem exatamente com quem estão falando, e isso ajuda a evitar confusões.
Separação da vida pessoal e profissional
Usar um e-mail profissional ajuda a separar sua vida pessoal da profissional. Com ele, você evita misturar assuntos de trabalho com mensagens pessoais. Isso melhora sua produtividade e evita que informações sensíveis fiquem expostas em contas pessoais.
Melhor relacionamento com clientes
Um e-mail profissional melhora o relacionamento com seus clientes, passando segurança em cada mensagem.
Além disso, a ferramenta ajuda a criar uma experiência melhor para quem entra em contato com você.
Assista também nosso vídeo sobre as melhores práticas para enviar mensagens
Agora você já sabe como criar seu e-mail profissional e todos os benefícios que ele pode trazer para o seu negócio.
Lembre-se: credibilidade, organização e presença de marca começam nos detalhes, e um e-mail profissional é um deles.
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